Richieste assenze

A6 – Richiesta assenze

Gestisci e organizza tutti i passaggi della Richiesta assenze fino alla sostituzione degli operatori assenti. Il modulo si propone di sostituire: moduli cartacei, richieste a voce, telefoniche, via messaggio o su appunti sparsi che vengono utilizzati da parte di coordinatori e responsabili per gestire le richieste di assenza ed il piano ferie.

Per prima cosa imposta insieme al tuo referente in Sixs i  possibili destinatari e la modalità di selezione con più o meno gradi di libertà per gli operatori.

I video tutorial di Gecosplus

Richiesta assenze da web

Imposta i destinatari della richiesta assenze

I destinatari riceveranno una notifica in tempo reale sia su web che sul tuo smartphone se hai attiva la APP Mobile di Gecos Plus.

Questi parametri vanno impostati insieme al proprio referente in Sixs.

  • Hai la possibilità di impostare come destinatari uno o più ruoli:
    • coordinatore/i,
    • responsabile/i settore,
    • lista predefinita personalizzata,
    • individualmente: ad ogni operatori abbina i suoi destinatari.
  • Con più destinatari:
    • si può vincolare l’approvazione della richiesta ad un solo destinatario
    • oppure attendere che tutti i destinatari l’abbiano approvata.
  • Consenti agli operatori una tra queste tre azioni:
    • selezionare uno o più destinatari da una lista.
    • i destinatari sono già pre-compilati: l’operatore conferma o modifica.
    • impedisci agli operatori di modificare i destinatari definiti.

Per queste impostazioni è necessario contattare il proprio referente SIXS.

Imposta la lista personalizzata

Dal Menu Impostazioni > Comunicazioni > Lista richieste assenza

  1. Clicca su Nuovo e scegli un destinatario alla volta.
  2. Seleziona una riga di blu per modificare o eliminare il nome.

Gli operatori visualizzeranno questa lista tra i destinatari delle loro richieste di assenza.

Gestisci la richiesta di Assenza – Approva/respingi

Riceverai una notifica in tempo reale sia su web che sul tuo smartphone se hai attiva la APP Mobile di Gecos Plus.

  1. Clicca sull’icona del messaggio per vedere di cosa si tratta.
  2. Clicca su Vai ai messaggi.
    Oppure
  3. Clicca sul tuo Nome e Cognome
  4. Accedi alla sezione Approvazione richieste assenza

Gestisci meglio le varie richieste utilizzando i filtri: Mostra Tutte, Da approvare, Respinte, Approvate.

  1. Seleziona la richiesta, evidenziando in blu la riga.
  2. Dal comando Azioni: Approva, Rifiuta o proponi altre soluzioni.
  3. Dopo l’approvazione puoi esportare l’assenza:
    1. in Pianificazione Assenze
    2. e/o sul foglio ore di Rendicontazione.

p.s. Clicca il titolo delle colonne per ordinare gli elementi.

Clicca e tieni premuta la barra verticale per adattare le dimensioni.

Dopo aver esportato le assenze in Pianificazione puoi gestire le Sostituzioni:

  • dalla commessa
  • direttamente sui singoli turni
  • dal Planner

N.B.: il requisito per gestire le sostituzioni è che sia presente la pianificazione dei turni.

Riepilogo assenze e sostituzioni

Schermata di sola visualizzazione. Sulla base dei turni pianificati vengono mostrati i turni in attesa di un sostituto ed i turni coperti dal sostituto.

Dal menu Turni > Riepilogo assenze/sostituzioni

Prerequisiti:

  • pianificazione dei turni.
  • pianificazione delle assenze.
  1. Scegli i periodo.
  2. Salva la vista con le informazioni che preferisci ed esporta un report su file.

Gestione assenze pianificate

Schermata di sola visualizzazione. Viene mostrato graficamente il piano ferie e le assenze pianificate e rendicontate; i turni pianificati e le richieste di assenza.

  • Dal menu Turni > Gestione assenze pianificate
  • Dalla Commessa/attività > Programmazione > Gestione assenze pianificate
  1. Imposta i filtri per operatore o per tipologia di assenza.
  2. Visualizza gli operatori in turno sovrappositi ai giorni di assenza.
  3. Filtra gli operatori sulla base delle loro assegnazioni.
  4.  Clicca Applica per rendere effettive le tue scelte di filtro.
  5. Scegli il periodo di visualizzazione.

Riepilogo assenze rendicontate sul foglio ore

Dal menu Rendicontazione > Riepilogo rendicontazione

  1. Filtra le Assenze rendicontate.
  2. Seleziona il periodo.
  3. Scegli i dati da visualizzare in tabella dal menu ad hamburger.

D1 – Dettaglio assenze dal menu Paghe

Dal menu Paghe

  1. Clicca su Nascondi/visualizza
  2. Visualizza il riepilogo dei totali dei giustificativi: fai doppio click sulla singola voce di assenza per vedere nel dettaglio i totali dei singoli operatori.
  3. Spunta i due flag:
    -Visualizza dati paghe
    -Visualizza dettagli
  4. In tabella potrai vedere per ogni operatore quali giustificativi sono stati presi.