Ricerca Operatori

Informazioni Anagrafiche

Informazioni generali

Informazioni Anagrafiche > Informazioni generali

La sezione è così organizzata:

  1. Contatti: telefono, mail, iban, etc…
  2. Dati anagrafici: nome, cognome, C.F., etc…
  3. Residenza e Domicilio: modifica i dati già presenti o aggiungi quelli mancanti cliccando nello spazio vuoto vicino al nome di ogni campo (es: mail, IBAN, …).
  4. Azioni
  5. Anagrafica secondaria

p.s.
Lo Stato civile lo puoi modificare in origine dal menu Impostazioni > Operatore > stato civile
Le Località internazionali vanno inserite dal menu Tools > gestione località

Imposta lo Stato civile

Dal Menù Impostazioni > Operatore > Stato civile

Puoi modificare o inserire nuove condizioni per lo Stato Civile.

Inserisci le Località internazionali

Elenco completo dei comuni Italiani fornito dall’ISTAT aggiornato al 2019.

Dal menù Tools > Gestione località

  1. Clicca su Nuovo per inserire una località internazionale
  2. Fai Doppio click sulle nuove località inserite per apportare delle modifiche.

Disattiva/Elimina l’anagrafica
Tesserino di riconoscimento nella ricerca operatori

4. Dal menu Azioni puoi:

  • Disattiva le anagrafiche che non sono più operative (operatori cessati, dimessi, …, chi non lavora più)  l’anagrafica disattivata sarà archiviata e non comparirà più negli elenchi di utilizzo quotidiano.
    Tutti i dati anagrafici e di rendicontazione restano in memoria e sono sempre immediatamente reperibili.
  • Puoi Eliminare definitivamente l’anagrafica a queste condizioni:
    • non vi sono fogli ore di rendicontazioni convalidati dagli Admin.
    • non ci sono contratti inseriti
    • il quadro orario contrattuale non ha le fasce orarie inserite
  • Tesserino di riconoscimento: clicca qui per aprire, scaricare e stampare il tuo tesserino
    *contatta il tuo referente in SIxS per attivare questo modulo

Anagrafica secondaria

  • 5. Per inserire una seconda posizione contrattuale clicca qui.
  • 6. Fai doppio click per visualizzare i dati dell’altra anagrafica.n.b.:
  • Codice colore Giallo: indica che stai visualizzando i dati dell’anagrafica primaria. Fai doppio click per accedere all’anagrafica secondaria.
  • Codice colore Verde: viceversa.

Reset Password – Password smarrita

Anagrafica operatore > Informazioni Anagrafiche > Account

Menu azioni > Reset password

Se l’operatore smarrisce la password bisogna resettarla.
Il reset della password comporta l’accesso con la password di default che è stata decisa insieme ai responsabili.

Menu Azioni > Elimina account

Se elimini l’account l’operatore non potrà più accedere a Gecos Plus

Decidi criteri e requisiti della password

Dal Menu Tools > Gestione Account > Gestione Password

  • Imposta la lunghezza minima
  • Vincoli di compilazione
  • Giorni di validità

N.B. La compilazione dei criteri è facoltativa. Se non la si compila non vi sarà alcun vincolo per definire la propria password.

Account

Anagrafica operatore > Informazioni Anagrafiche > Account

Attivare un account significa consentire l’acceso a Gecos Plus.
Ogni account può accedere a diverse sezioni e funzioni del software in base a come viene impostato.

Password: in accordo con la cooperativa viene impostata una password di default valida esclusivamente in questi due casi:

  • Primo accesso a Gecos Plus
  • Reset Password: l’operatore dimentica la password e viene resettata da un coordinare, responsabile o Admin.

Clicca su Crea account per dare l’accesso all’operatore

Privilegi Account

L’account è suddiviso in due tipologie:

  • Admin: ha accesso a tutto. È obbligatorio per chi gestisce le paghe
  • Operatore: può essere declinato in base alle funzioni di utilizzo:
    • per Operatori
    • per Coordinatori
    • per Responsabili d’area/di Settore
    • per Amministrativi

Privilegi Account Operatori

 Le funzioni che può gestire l’Operatore sono:

  • la propria rendicontazione:
    • ore lavorate
    • assenze
  • la pianificazione dei propri turni,
  • il quadro orario costruito sulle attività a cui è assegnato.

Cosa può fare l’operatore in queste sezioni:

  • leggi – visualizza i dati già inseriti da un responsabile
  • aggiorna – modifica i dati già presenti e inseriti da un responsabile
  • inserisci – compila in autonomia il foglio ore o la pianificazione

Ad esempio con l’abilitazione del flag “inserisci – pianificazione” potrà programmare il proprio calendario dei turni lavorativi.

  • Modifica CV” permette di accedere alle modifiche del proprio Curriculum Vitae.
  • Modifica campi personalizzati” per aggiornare e modificare i propri Campi personalizzati, contenenti informazioni aggiuntive.
  • Modifica file” consente di scaricare e caricare documenti dalle due sezioni: Gestione File ed F&S.
  • Inserisci assenza pianificata” l’operatore può pianificare le proprie assenze senza chiedere l’autorizzazione ai responsabili.
  • Responsabile attività” consente di visualizzare gli eventi e modificare le informazioni sulle anagrafiche collegate alle attività su cui è assegnato (valido solo per chi utilizza il modulo migranti).
  • Scheda Personale” consente all’operatore di visualizzare oppure di NON visualizzare la propria scheda dal menù del Personale.
  • “Generazione turni quadro orario attività”: consente all’operatore di generare i turni dopo aver pianificato il proprio quadro orario sulle attività a cui è assegnato.
  • Gestione assegnazioni” consente ai coordinatori di poter assegnare operatori alle attività delle proprie commesse.
  • Crea lista distribuzione” consente ai coordinatori di creare gruppi di destinatari per l’invio di comunicazioni

Cosa può vedere? L’account Operatore può quindi accedere esclusivamente ai propri dati ed in caso sia attivo il modulo di pianificazione dei turni vedrà chi è in turno con lui nella medesima fascia oraria.

Privilegi Account Coordinatori

Il flag su “Tutti” consente la gestione e l’accesso ai dati di tutte le Commesse.

Togli la spunta da “Tutti” e clicca sul menù a tendina per selezionare solo le commesse di pertinenza. Il “+” per confermare la scelta.

N.B. i flag nella sezione operatore consentono al Coordinatore:

  • A7 – Crea lista distribuzione: creare gruppi di destinatari per l’invio di comunicazioni.
  • B1 – Gestione assegnazioni: assegnare operatori alle attività delle proprie commesse.
  • C1 – Generazione turni quadro orario attività: generare i turni dopo aver pianificato il quadro orario sulle attività delle commesse che coordina.

Il ruolo del coordinatore:

  • gestisce le commesse sulle quali ha il privilegio di coordinamento, può modificare i dati e la struttura ad albero delle attività nelle sue commesse.
  • accede alla scheda personale degli operatori che sono assegnati sulle attività delle commesse da lui coordinate. Può così visualizzare dati contrattuali, anagrafici, gli incarichi, attestati e piano sanitario.
  • compila e modifica i campi personalizzati degli operatori, attività e commesse.
  • con il flag su Modifica CV può modificare i dati del Curriculum Vitae dei suoi operatori.
  • può gestire assenze, sostituzioni, assegnazioni ed allegare file.
  • verifica le ore lavorate dei propri operatori, aggiunge e modifica i fogli ore degli operatori.
  • programma la pianificazione dei turni e del quadro orario anche senza i flag nel riquadro operatore.
  • può vedere la rendicontazione su tutti i servizi sui quali i suoi operatori hanno lavorato, senza diritti di modifica se non coordina quei servizi.
  • è il destinatario preferenziale della richiesta assenza da parte dei suoi operatori.
  • può utilizzare il comando “Reset Password” per i proprio operatori.

Il Coordinatore NON può:

  • modificare i dati contrattuali degli operatori di cui ha accesso.
  • creare nuove commesse.
  • duplicare commesse già esistenti
  • modificare le ore che un’operatore ha rendicontato su commesse che coordinano altri responsabili.

 

p.s. il privilegio da Coordinatore può essere attribuito anche direttamente dalla commessa.

Privilegi Account per Responsabili d’Area/di Settore

 Responsabile di Settore:

  • Permette l’accesso su interi Settori e quindi a tutte le commesse che vi fanno parte.
  • Possiede tutti i privilegi del coordinatore elencati sopra.
  • Ha accesso ai dati dei coordinatori e degli operatori assegnati alle attività dei suoi settori.
  • Può creare nuove commesse all’interno del settore di cui è responsabile.

Privilegi Account per Amministrativi

Privilegi di Amministrazione:

  • Gestione personale: accede e modifica dati e informazioni di tutte le anagrafiche.
  • Gestione F&S: per gestire il piano formativo e sanitario. La gestione completa del modulo F&S si ottiene mettendo anche il flag su Impostazioni e dando il privilegio di coordinamento/responsabile in base a come si è organizzato il modulo.
  • Convalida Segreteria: per apporre la convalida sul foglio ore di rendicontazione di altri operatori.
  • Impostazioni: consente l’accesso al menù “Impostazioni”.
  • Protocollo Informatico: per la gestione dei protocolli di documenti in entrata e in uscita.

Genera Account in maniera massiva

Dal Menu Tools > Gestione Account > Genera Account

Nella tabella visualizzi tutte le anagrafiche senza account. L’account consente l’accesso a Gecos Plus.

  1. Seleziona a monte tutti gli operatori, oppure seleziona i singoli.
  2. Crea account di default: per dare l’accesso alle persone selezionate.

Gli account qui generati hanno dei privilegi di accesso di base:

  • Possibilità di rendicontare ore lavorate,
  • Possibilità di rendicontare le assenze,
  • Visualizzare la pianificazione inserita dai responsabili.

Elenco Account – Il riepilogo

Sezione di sola visualizzazione: riepilogo dei privilegi account delle anagrafiche con account attivo (hanno l’accesso a Gecos).

Dal Menu Tools > Gestione Account > Genera Account

  1. Ruolo: Il Tipo Account “Operatore” oppure “Admin”.
  2. Responsabile d’Area/Settore.
  3. I Coordinatori (agganciati alle commesse).
    …e via via sono elencati tutti i privilegi di accesso.
  4. Dal menù ad Hamburger puoi selezionare le colonne da visualizzare.
  5. Esporta un file in formato .xls.

Veicoli – rimborsi chilometrici

Informazioni anagrafiche dell’operatore > Veicoli

Il veicolo serve per poter rendicontare il rimborso kilometrico.

1.Clicca su “Nuovo”.
Inserisci i dati richiesti:

  • Modello
  • Targa
  • Attivo: puoi disattivare auto non più in uso.
  • Preferito: l’auto preferita comparirà preselezionata sul foglio ore di rendicontazione per l’inserimento dei rimborsi kilometrici.

2.Seleziona una riga per effettuare le modifiche attraverso il comando “Operazioni disponibili” (3).

N.B. se hai privilegi account da Admin ricordati di impostare il valore economico per ogni km rendicontato. Da Impostazioni > Veicoli e attrezzature > Veicoli operatore

Gestione File

Spazio di archiviazione dei documenti del personale

Utilizzabile da:
– Coordinatori e Responsabili
– Operatori con il flag sul privilegio account “Gestione file” possono caricare, scaricare, modificare ed eliminare i file.

  1. “Scegli File” dal tuo computer.
  2. Puoi inserire una descrizione, utile per catalogarli.
  3. Clicca “Carica” per importare il file.
  4. Fai doppio click per scaricare il file.
  5. Quando la riga è evidenziata puoi:
    – fare delle modifiche cliccando sulla matita (la data di scadenza qui non è valida);
    – eliminare il file cliccando sulla “X”.

5 MB è la dimensione massima che un singolo file può avere.

200 MB Gecos Plus viene fornito con questo spazio base di archiviazione.

100 GB spazio di memoria aggiuntiva acquistabile con il modulo media manager. Contatta il tuo referente in SIxS per ampliare la capienza di archiviazione.