
Servizio di messaggistica riservato all’amministrazione e al coordinamento per inviare comunicazioni a singoli dipendenti o a gruppi. La messaggistica è quindi pensata per una comunicazione unilaterale: solo coordinatori e responsabili la gestiscono. Gli operatori possono esclusivamente ricevere senza inviare.
Si tratta di un sistema molto simile ad una email ma interna alla piattaforma. Si compone un messaggio, si allegano dei file, si selezionano i destinatari che riceveranno una notifica delle comunicazioni ad essi riservate. Il modulo prevede anche una sezione di bacheca aziendale dove i documenti sono accessibili sempre o per un periodo impostato, a tutti coloro che hanno un account su Gecos Plus.
I video tutorial di Gecosplus
Comunicazioni e bacheca
Per vedere come leggere un messaggio o scaricare un documento personalizzato guarda qui:
Gestione messaggi
Dal menù Tools > Comunicazioni > Gestione Messaggi
La messaggistica è pensata per una comunicazione unilaterale, solo coordinatori e responsabili la gestiscono. Gli operatori possono esclusivamente ricevere senza inviare.
Alcune caratteristiche dei messaggi:
- individuali
- invia a gruppi di operatori, creando delle “Liste di distribuzione”
- invia anche all’indirizzo e-mail compilato tra le informazioni generali dell’anagrafica operatore.
- bloccanti (che richiedono la conferma di avvenuta lettura)
- puoi allegare file
- allega documenti personalizzati avendo in uso il modulo Template
- conferma di avvenuta lettura
- notifiche per chi li riceve
Clicca su Nuovo messaggio:
- Lista di distribuzione: per invio a gruppi di operatori.
- Seleziona il singolo operatore. Clicca sul ‘+’ per inserirlo tra i destinatari.
- Gestisci gli spazi:
– Il + in alto a destra amplia a tutto schermo;
– la barra centrale si sposta trascinandola. - Seleziona per rimuovere.
- Bloccante: il ricevente deve confermare di aver letto il messaggio per poter proseguire ad usare il programma.
- Spazio per comporre il testo.Clicca su Salva.
Dopo aver salvato potrai allegare File, Documenti personalizzati e inviare.
Prima di inviare un messaggio, oltre a modificare testo e destinatari è possibile:
- Confermare o meno che il messaggio sia Bloccante.
- Allegati: per allegare file.
- E6 – Documenti: puoi allegare documenti con variabili personalizzate, caricati nelle impostazioni.
- A7a – Invia all’e-mail di lavoro contenuta tra le informazioni generali dell’anagrafica operatore.
(se il campo e-mail di lavoro è vuoto, verrà inviato all’e-mail personale). - Salva il messaggio per ultimarlo in un secondo momento.
- Invia.
- Verifica l’avvenuta lettura dei messaggi inviati e scarica un report cliccando su “Elenco letture“.
- Se hai inviato per errore una comunicazione, puoi eliminare il messaggio anche dalla casella di posta dei destinatari.
Modulo E6 – Per preparare il documento personalizzato descritto sopra al punto 3 clicca qui:
Per vedere come leggere un messaggio o scaricare un documento personalizzato guarda qui:
Bacheca aziendale
Menu Tools > Comunicazioni > Bacheca
La Bacheca consente a tutto il personale di visionare e scaricare comunicazioni, informazioni, file e documenti di qualsiasi formato caricati in questa sezione.
N.B. Il peso di ogni singolo file può essere massimo 5 MB.
- Clicca sul “+” inserisci la prima categoria e segui le procedure guidate.
- Nuovo documento: la finestra chiederà di scegliere entro quale categoria rientra il nuovo Documento.
- Per caricare un nuovo file scegli Categoria e Documento di riferimento, e Periodo di validità in cui il file sarà visibile e scaricabile agli operatori.
- Dopo aver selezionato in blu una riga, dal relativo pulsante puoi eliminare o apportare modifiche:
- Categorie: modifica il nome.
- Documenti: modifica il nome e/o la categoria a cui appartiene.
- File (4): modifica la Descrizione ed il periodo di validità.
Per vedere come gli operatori possono accedere alla bacheca e scaricare i documenti guarda qui:
L’accesso alle liste può avvenire da due sezioni in base ai privilegi di accesso:
Dal menu Tools > Comunicazioni > Liste di distribuzione
Dal menu Impostazioni >Comunicazioni > Liste di distribuzione
Carica le liste di distribuzione tramite file in formato .CSV
- Il file .CSV è in formato testo. Deve contenere due voci:
1. codice fiscale
2. nome operatoreil ; è il separatore tra le 2 informazioni.
Ecco l’esempio:
codice fiscale;operatoreCFXXXX11X11X111X;Guido RossiCFxxxxxxxxxxxxx2;Serena VerdiCFxxxxxxxxxxxxx3;Luca Bianchi
- Se visualizzi il file con layout a tabella:
COLONNA 1: codice fiscale.
COLONNA 2: cognome nome operatore.
LA PRIMA RIGA contiene l’intestazione: “codice fiscale” e “operatore”.