Comunicazioni e bacheca Invio E-mail

Comunicazioni e bacheca

Servizio di messaggistica riservato all’amministrazione e al coordinamento per inviare comunicazioni a singoli dipendenti o a gruppi. La messaggistica è quindi pensata per una comunicazione unilaterale: solo coordinatori e responsabili la gestiscono. Gli operatori possono esclusivamente ricevere senza inviare.

Si tratta di un sistema molto simile ad una email ma interna alla piattaforma. Si compone un messaggio, si allegano dei file, si selezionano i destinatari che riceveranno una notifica delle comunicazioni ad essi riservate. Il modulo prevede anche una sezione di bacheca aziendale dove i documenti sono accessibili sempre o per un periodo impostato, a tutti coloro che hanno un account su Gecos Plus.

I video tutorial di Gecosplus

Comunicazioni e bacheca

Gestione messaggi
Bacheca aziendale
Liste di destinatari: gruppi

Per vedere come leggere un messaggio o scaricare un documento personalizzato guarda qui:

Uitilizzo per l'operatore

Gestione messaggi

Dal menù Tools > Comunicazioni > Gestione Messaggi

La messaggistica è pensata per una comunicazione unilaterale, solo coordinatori e responsabili la gestiscono. Gli operatori possono esclusivamente ricevere senza inviare.

Alcune caratteristiche dei messaggi:

  • individuali
  • invia a gruppi di operatori, creando delle “Liste di distribuzione”
  • invia anche all’indirizzo e-mail compilato tra le informazioni generali dell’anagrafica operatore.
  • bloccanti (che richiedono la conferma di avvenuta lettura)
  • puoi allegare file
  • allega documenti personalizzati avendo in uso il modulo Template
  • conferma di avvenuta lettura
  • notifiche per chi li riceve

Clicca su Nuovo messaggio:

  1. Lista di distribuzione: per invio a gruppi di operatori.
  2. Seleziona il singolo operatore. Clicca sul ‘+’ per inserirlo tra i destinatari.
  3. Gestisci gli spazi:
    – Il + in alto a destra amplia a tutto schermo;
    – la barra centrale si sposta trascinandola.
  4. Seleziona per rimuovere.
  5. Bloccante: il ricevente deve confermare di aver letto il messaggio per poter proseguire ad usare il programma. 
  6. Spazio per comporre il testo.Clicca su Salva.
    Dopo aver salvato potrai allegare File, Documenti personalizzati e inviare.

Prima di inviare un messaggio, oltre a modificare testo e destinatari è possibile:

  1. Confermare o meno che il messaggio sia Bloccante.
  2. Allegati: per allegare file.
  3. E6 – Documenti: puoi allegare documenti con variabili personalizzate, caricati nelle impostazioni.
  4. A7a – Invia all’e-mail di lavoro contenuta tra le informazioni generali dell’anagrafica operatore.
    (se il campo e-mail di lavoro è vuoto, verrà inviato all’e-mail personale).
  5. Salva il messaggio per ultimarlo in un secondo momento.
  6. Invia.
  7. Verifica l’avvenuta lettura dei messaggi inviati e scarica un report cliccando su “Elenco letture“.
  8. Se hai inviato per errore una comunicazione, puoi eliminare il messaggio anche dalla casella di posta dei destinatari.

Modulo E6 – Per preparare il documento personalizzato descritto sopra  al punto 3 clicca qui:

E6 - Documenti personalizzati

Per vedere come leggere un messaggio o scaricare un documento personalizzato guarda qui:

Uitilizzo per l'operatore

Bacheca aziendale

Menu Tools > Comunicazioni > Bacheca

La Bacheca consente a tutto il personale di visionare e scaricare comunicazioni, informazioni, file e documenti di qualsiasi formato caricati in questa sezione.
N.B. Il peso di ogni singolo file può essere massimo 5 MB.

La Bacheca è organizzata su tre livelli:

  • Categoria è il primo contenitore.
  • Documenti: per ogni categoria si possono organizzare più tipologie di Documenti.
  • File: Ciascun Documento contiene i propri File caricati.
  1. Clicca sul “+” inserisci la prima categoria e segui le procedure guidate.
  2. Nuovo documento: la finestra chiederà di scegliere entro quale categoria rientra il nuovo Documento.
  3. Per caricare un nuovo file scegli Categoria e Documento di riferimento, e Periodo di validità in cui il file sarà visibile e scaricabile agli operatori.
  4. Dopo aver selezionato in blu una riga, dal relativo pulsante puoi eliminare o apportare modifiche:
    • Categorie: modifica il nome.
    • Documenti: modifica il nome e/o la categoria a cui appartiene.
    • File (4): modifica la Descrizione ed il periodo di validità.

Per vedere come gli operatori possono accedere alla bacheca e scaricare i documenti guarda qui:

Uitilizzo per l'operatore

Crea Liste di distribuzione: gruppi di destinatari

Le liste consentono di inviare un messaggio a dei gruppi di persone.

La costruzione delle liste di distribuzione è riservata:

  • Agli account di tipo Admin.
  • A Coordinatori e Responsabili a cui viene dato questo privilegio account.

L’accesso alle liste può avvenire da due sezioni in base ai privilegi di accesso:

Dal menu Tools > Comunicazioni > Liste di distribuzione
Dal menu Impostazioni >Comunicazioni > Liste di distribuzione

  1. Clicca su nuova per aggiungere una lista.
  2. Compila i dati richiesti.
  3. Fai doppio click su di una lista già presente per apportare delle modifiche.
  4. Puoi anche caricare liste di operatori tramite file in formato .csv.

Carica le liste di distribuzione tramite file in formato .CSV

  • Il file .CSV è in formato testo. Deve contenere due voci:
    1. codice fiscale
    2. nome operatore
    il ; è il separatore tra le 2 informazioni.
    Ecco l’esempio:
    codice fiscale;operatore
    CFXXXX11X11X111X;Guido Rossi
    CFxxxxxxxxxxxxx2;Serena Verdi

    CFxxxxxxxxxxxxx3;Luca Bianchi

  • Se visualizzi il file con layout a tabella:
    COLONNA 1: codice fiscale.
    COLONNA 2: cognome nome operatore.
    LA PRIMA RIGA contiene l’intestazione: “codice fiscale” e “operatore”.