Imposta i coordinatori
Il coordinamento è un privilegio di accesso legato all’account.
Prosegui sotto per aggiungere i coordinatori dalla commessa.
Posizionati su: Scheda Commessa > Coordinatori
Clicca su aggiungi e seleziona per cognome i coordinatori della commessa. Questa scelta è sincronizzata con il privilegio account dell’anagrafica operatore.
N.B. Nel campo di ricerca quando clicchi su Aggiungi:
– visualizzi gli operatori che hanno un account.
– gli operatori a cui è stato impostato un account da “Coordinatore per tutte le commesse” NON sono presenti nell’elenco.
Riepilogo Coordinatori
Dal Menu Commesse > Campi personalizzati commessa
- Apri il menu ad Hamburger
- Lascia la spunta sulle voci che vuoi vedere in tabella
- Hai l’elenco di tutte le figure di coordinamento, ciascuna abbinata alla propria commessa.
Elenco Account
In questa sezione riservata agli Admin si ha accesso a tutti i privilegi account di tutte le anagrafiche (che hanno un account).
Dal Menu Tools > Gestione Account > Elenco Account
Tra le varie voci trovi:
- Tipo Account: “Operatore” oppure “Admin”.
- Chi è Responsabile d’Area/Settore.
- I Coordinatori (attribuiti alle commesse).
…e via via sono elencati tutti i privilegi di accesso. - Dal menù ad Hamburger puoi selezionare le colonne da visualizzare.
- Esporta un file in formato .xls
Inserisci le attività – costruisci l’alberatura della commessa
Per costruire una commessa può essere utile avere come riferimento:
- I dati di rendicontazione e reportistica che richiedono i committenti.
- Le attività identificano gli elementi che si vuole tenere monitorati nella commessa.
- L’organizzazione di ogni commessa è libera. Si può suddividere e aggregare per aree geografiche o di intervento in base a ciò che si intende tenere monitorato e che può essere più utile per organizzare e recuperare i dati.
- Usa le attività per tenere separati gli elementi ai fini di budget, pianificazione e fatturazione.
Gli elementi base per costruire la commessa. Inserisci:
- Attività: le attività rappresentano mansioni, servizi, progetti, laboratori, attività, etc… L’attività è la voce che raccoglie le ore degli operatori.
- Cantiere: usala per indicare le strutture fisiche, le zone ed i luoghi di lavoro. Il cantiere è un aggregatore di attività.
- Anagrafica – Attività
- Utente – Attività
Potresti avere dei moduli aggiuntivi per una gestione più idonea delle tue attività. Ecco un esempio grafico con delle attività-utente inserite:
B2 - Personalizzazione attività: anagrafica - attività
Sposta attività
U1 - Cartella utente: utente - attività
Durante la costruzione della commessa ti potrebbe essere utile spostare alcune attività posizionate in modo errato, senza eliminarle e inserirle nuovamente.
Assegna gli operatori
Commesse > Attività > Scheda Attività > Assegnazioni Operatore
Le Assegnazioni sono utili per Pianificare, Rendicontare e Rilevare le presenze tramite timbrature.
Assegna ciascun operatore alle sue attività o cantieri di riferimento.
p.s. concorda con il tuo referente in sixs:
- se vuoi consentire l’accesso a tutte le commesse per tutti gli operatori. In questo caso l’assegnazione è facoltativa.
- Oppure:
- se vuoi che ogni operatore veda esclusivamente i servizi su cui è assegnato. In questo caso l’assegnazione è vincolante. Senza assegnazione non è possibile compilare il foglio ore.
- Posizionati sull’attività di riferimento.
- l’assegnazione sull’attività sovra ordinata dà all’operatore la possibilità di rendicontare ore su tutte le sotto-attività.
- Scheda Attività > Assegnazioni Operatore.
- Operatori: digita le iniziali del nome oppure clicca sul menù a tendina e seleziona.
- Il tasto “+” conferma la scelta e assegna l’operatore. Leggerai il suo nome nella tabella.
- N.B. Nella tabella vedrai gli operatori assegnati attivi in data “odierna”.
- Se non vedi l’operatore appena assegnato, oppure:
- Se compare l’avviso che l’operatore è già assegnato, controlla le date di assegnazione. Per verificarle:
6. Clicca su Carica tutte le assegnazioni: compare lo storico delle assegnazioni terminate ed il prospetto delle assegnazioni future.
7. Seleziona uno o più operatori e dal comando Azioni modifichi o elimini.
8. Azioni:
-
- Aggiungi assegnazioni.
- Elimina uno o più operatori.
- Modifica il periodo di assegnazione ed il monte ore settimanale.
- Estrai un report con l’elenco degli operatori assegnati all’attività.
Monte ore settimanale e totale, tariffa e costo, andamento con monte ore a confronto
All’interno di una commessa posizionati sull’attività
Scheda Attività > Informazioni generali
I dati di capitolato utili per la pianificazione ed il monitoraggio sono:
- Il Monte ore settimanale: indica le ore settimanali sull’attività.
- Il Monte ore totale: si riferisce al periodo, la durata dell’attività.
Il monte ore settimanale è valorizzato in:
C1 - Quadro orario attività
Scheda Attività > Andamento
Il monte ore totale è utile per monitorare l’andamento del servizio.
In base all’alberatura della commessa puoi posizionarti su più livelli: dalla singola attività all’intera commessa.
I dati si inseriscono sulle singole attività. Sulle attività-padre che aggregano e contengono delle sotto-attività puoi monitorare i totali dati dalle singole attività contenute.
Nella colonna evidenziata puoi leggere il monte ore da capitolato sulle singole attività ed il totale. L’andamento mostra gli scostamenti sul:
- Pianificato: tieni monitorato il budget stanziato per l’attività a preventivo.
- Rendicontato: andamento a consuntivo in base alle ore lavorate ed inserite sul foglio ore degli operatori fino “ad oggi”.
Scheda Attività > Tariffa e costo
- Tariffa di vendita oraria verso clienti e committenti.
- Costo orario del professionista all’impresa.
Tariffa e costo sono ripresi e valorizzati sulla piattaforma di InfoVision
Se vuoi approfondire gli aspetti del Budget guarda anche le voci di Costo e di Ricavo per ogni commmessa:
Gestione File
I file si possono allegare e gestire a livello Commessa e attività. La gestione dei file è accessibile a coordinatori, responsabili e admin.
- Clicca su scegli file per cercare il file tra gli elementi del tuo computer.
- Carica: esegui l’upload del file.
- Visualizza l’elenco dei file caricati: doppio click per scaricare il file
- Elimina il file caricato, oppure modifica la descrizione.
p.s. Se inserisci la descrizione puoi essere facilitato nell’organizzare e recuperare i file caricati.
N.B.: Puoi caricare qualunque tipo di formato. Ogni singolo file può pesare al massimo 5 MB.
Il software viene fornito con una memoria di archiviazione pari a 200 MB; può essere ampliata a 100 GB: contatta il tuo referente in Sixs per l’attivazione del modulo Media manager.
Chiudi Commessa Attività
Commessa > Scheda Commessa/attività > Informazioni generali
- Seleziona l’attività.
- Inserisci la data fine.
- Chiudi.
Quando termina il contratto per un’attività oppure si chiude un progetto o ancora come nell’esempio riportato si conclude il servizio verso un’utente c’è la possibilità di chiudere e archiviare l’attività.
In questo modo restano visibili solo le attività aperte, mentre quelle chiuse vengono nascoste.
Come mostrato nell’immagine, le attività chiuse possono essere richiamate in qualunque momento selezionando il riquadro chiuse. I dati e le informazioni ad esse agganciate sono sempre recuperabili.
p.s. come per le attività è possibile chiude anche l’intera commessa.
